voor accountants
Je moet je uitspreken over een voorraad die je niet hebt gezien, geteld door mensen die je nooit hebt ontmoet, in een magazijn waar je niet bent geweest. Meestal klopt het cijfer ongeveer. Het werk zit in uitzoeken of dat deze keer zo is.
Deze pagina gaat over wat er verandert als een klant een scangestuurd, geconfigureerd magazijn draait: waar het cijfer vandaan komt, wat erachter zit, en waaraan je ziet welke van je klanten nog gokt.
Is het magazijn van een klant scangestuurd, dan houdt het voorraadcijfer op een maandelijkse gebeurtenis te zijn en wordt het een vastlegging van bewegingen. Elke ontvangst, pick, verplaatsing en correctie draagt een tijdstempel en een persoon.
Dat verandert je werk aan de rand, niet in de kern. Je toetst het cijfer nog steeds. Maar toetsen betekent dan een spoor bemonsteren in plaats van er een reconstrueren, en je vragen bij de afsluiting worden niet meer beantwoord met "we denken van wel".
Een voorraadwaardering is niet beter dan de hoeveelheid eronder. Een voorraadcijfer dat één keer per jaar met een telling wordt rechtgetrokken vertelt je wat er op één dag lag, en veronderstelt de rest.
Een scangestuurd bedrijf legt hoeveelheden vast op locatie- en batchniveau, terwijl het werk gebeurt. Correcties bestaan — die bestaan altijd — maar ze dragen een reden en een tijdstempel. Een afwaardering is daarmee terug te voeren op de beweging die hem veroorzaakte, in plaats van te worden afgeleid uit een verschil.
Het platform sluit aan op het financiële systeem van de klant, het vervangt het niet. Kant-en-klare connectoren dekken de gangbare ERP- en boekhoudsystemen — Exact, Sage, SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite en meer — plus een gedeelde integratielaag voor wat alleen bij één klant bestaat.
Voor jou betekent dat één set cijfers met één herkomst. Ontvangsten, leveringen, tellingen en correcties komen als records de boekhouding in, niet als een spreadsheet die iemand aan het eind van de maand heeft samengesteld. Niets wordt twee keer ingetikt, dus niets loopt uiteen.
In de webshop en op marktplaatsen wordt een onbetrouwbaar voorraadcijfer zichtbaar voor klanten, en daarna voor jou. Oververkoop levert creditnota's op. Retouren komen sneller binnen dan ze geboekt worden. De voorraad in de shop en de voorraad op de stelling lopen uiteen, en het verschil belandt in jouw afstemming.
Koppelingen met de gangbare e-commerceplatforms en marktplaatsen houden belofte en fysieke hoeveelheid op hetzelfde record, en retouren worden met een reden tegen de oorspronkelijke order ontvangen. De afstemming wordt korter omdat er minder af te stemmen is.
De meeste klanten geven de verzending aan één of meer vervoerders, en die kosten komen als factuur die afgestemd moet worden tegen zendingen die niemand in detail heeft vastgelegd.
De koppeling met vervoerders legt zending, label en track-and-trace vast bij de order die ze veroorzaakte. Vervoerskosten worden daarmee toerekenbaar aan orders in plaats van een maandbedrag te blijven — het verschil tussen de kosten per order van een klant kennen en ze schatten.
Consignatievoorraad, goederen in de winkel, onderdelen bij een toeleverancier. Hier houden voorraadadministraties in het MKB meestal stil op te kloppen, omdat de beweging buiten het systeem gebeurt dat bewegingen vastlegt.
Het platform behandelt die plekken als locaties en niet als uitzonderingen. Een verplaatsing naar een winkel of een toeleverancier is een beweging met hetzelfde spoor als elke andere. Zegt een klant dat zijn voorraad op drie plekken ligt, dan zie je alle drie.
De jaarlijkse telling is het punt waarop de over het jaar opgebouwde benaderingen één cijfer worden — meestal in een weekend, meestal in december, meestal met mensen die liever ergens anders waren.
Cyclisch tellen tijdens het jaar verandert de vorm daarvan. Locaties worden roulerend geteld, verschillen worden onderzocht zolang ze klein en recent zijn in plaats van groot en oud, en de telling bij de afsluiting wordt een bevestiging in plaats van een ontdekking. Je kunt de positie, de bewegingen erachter en de correcties met hun redenen op elke dag van het jaar opvragen — dezelfde gegevens die je anders in januari bij elkaar zoekt.
Heb je meerdere klanten in deze situatie, dan beschrijft het partnerprogramma hoe een doorverwijzing of een adviserende samenwerking werkt.
Beweegt de voorraad van een klant nauwelijks en bestaat het voorraadcijfer vooral voor jouw jaarrekening, dan is de voorraadmodule van zijn ERP genoeg. Een magazijnsysteem erbovenop levert hem een tweede plek om bij te houden en jou geen beter cijfer.
De grens is gedrag, geen omvang. Hij kantelt zodra mensen gaan zoeken: als iemand naar een locatie loopt en de goederen liggen er niet, als een voorraadcijfer pas geloofd wordt nadat iemand geteld heeft, als het antwoord op 'hebben we dit nog?' een telefoontje is. Een klant die dat punt nooit raakt draait een handmatig proces dat werkt, en dat tegen hem zeggen is meer waard dan een doorverwijzing.
De punten hieronder zijn de punten die in jouw werk opduiken, niet in dat van de klant. De volledige lijst is langer en staat in de functiebibliotheek.
Het systeem bepaalt de volgorde in plaats van die te laten afhangen van wie er staat. Twee weken in dezelfde maand zien er gelijk uit — en daardoor betekent een trend in de cijfers iets.
Een order kan geblokkeerd, gedeeltelijk of volledig vrijgegeven worden, en die beslissing wordt vastgelegd. De afsluitdatum aan het eind van een periode is dan geen afweging meer op de werkvloer.
Het eigen ERP of boekhoudpakket van de klant, of een van de ondersteunde systemen. Bewegingen komen als records binnen; niets wordt twee keer ingetikt.
Voorraad die tussen entiteiten binnen een groep beweegt, wordt aan beide kanten als beweging vastgelegd, met het spoor intact. Afstemming tussen entiteiten houdt op een jaarlijkse opgraving te zijn.
Houdbaarheidsdata en batchnummers worden op locatieniveau gevolgd, dus voorraad wordt in de juiste volgorde verbruikt. Afwaarderingen dalen omdat er minder ongemerkt in een hoek verloopt.
Wie heeft wat wanneer van waar naar waar verplaatst, en bij een correctie waarom. Dat is het deel dat een steekproef mogelijk maakt.
Onze oplossingen
Het platform is een WMS, een OMS en de integratielaag die beide aansluit op de systemen die een klant al draait. De meeste klanten beginnen met één en nemen het volgende erbij als hun bedrijf erom vraagt.
De scope is cumulatief: MKB+ bevat alles uit MKB, Enterprise alles uit MKB+. Een groeiende klant gaat een trede hoger in plaats van opnieuw te implementeren.
Waarom onze woorden geloven? We laten onze klanten u liever overtuigen. BizBloqs-klanten zijn tevreden met hun oplossingen en delen graag hun positieve ervaringen. Ons vermogen om elke uitdaging om te zetten in een efficiënte oplossing blijft indruk maken!
BizBloqs was een van de eersten met een WMS met scanmogelijkheden en samen zijn we een reis begonnen. Onze operatie is de afgelopen 5 jaar veel complexer, geavanceerder en vooral groter geworden en we zijn simpelweg samen gegroeid.
Nick Bisselink, Financieel/Operationeel Directeur
Toen we uitgebreide logistieke eisen hadden die buiten de mogelijkheden van onze financiële oplossing vielen, deelde BizBloqs zijn expertise om samen de hele magazijnervaring van Lantaarn te transformeren
Lantaarn Publishers
We hadden een beter, transparanter en praktischer systeem nodig voor onze inkomende en uitgaande productstroom. Een direct overzicht in onze voorraad en alle logistieke bewegingen was echt een must. BizBloqs hielp ons vanaf de start!
Rik Klein - Sales manager
Naast een scanprocedure met EDI-integratie heeft BizBloqs een compleet productiesysteem voor ons opgezet. Productieplanning kan direct instructies geven en zodra deze klaar zijn, komt alles binnen in het OMS. Dit levert ons een grotere productiecapaciteit op en een drastische vermindering van pickfouten bij de verzending.
Reinier Schot, Hoofd Productie
Vertel ons over een klant van wie de voorraadcijfers je tijd kosten bij de jaarafsluiting. We kijken samen met je naar zijn situatie, laten zien wat de cijfers op een draaiend systeem zouden doen, en jij bepaalt of je ons voorstelt.
Hoeveel van je artikelen staan op een pickplaats die ze minder dan één keer per maand leegmaken?
Hoeveel systemen houden na je laatste koppeling een voorraadaantal bij voor hetzelfde artikel? Noem ze.
